Es imposible cumplir con todo. Siempre hay que delegar o eliminar algo. El protocolo es el siguiente:
- Escribir una lista de tareas para el día o semana
- Ordenar la lista por prioridades.
- Identificar las tareas en el 20% de mayor prioridad.
- Trabajar sólo en ese 20% hasta terminar
- El resto se delega, posterga o elimina
Si no le gustan los números, tome las primeras 5 tareas de su lista, copie la más importante a otra lista de alta prioridad, repita el ejercicio con las siguientes 5, y así sucesivamente hasta terminar.
Al final va a tener una lista con el 20% más importante.
Por ejemplo, si tengo 5 tareas de duración parecida, voy a encontrar que una sola aporta el 80% a mis metas de largo plazo, y el resto casi nada :
Lo lógico es entonces trabajar en la tarea de mayor prioridad, porque cada minuto en eso, aporta 4 veces más valor que todas las demás combinadas. Esto aplica para estudios, negocios, ejercicio, hábitos, etc.
Casi todo el stress moderno y frustraciones por no ganar dinero o no tener tiempo libre, es por una sola razón: no se sigue el principio de Pareto, se pierde tiempo en actividades que aportan my poco beneficio, y al final del día, mes o año, los resultados obviamente van a ser mediocres.
Trabajar sin parar hasta terminar. No interrumpir jamás el trabajo de alta prioridad. Organizar todo lo demás para reservar bloques de tiempo dedicados exclusivamente a la tarea de mayor prioridad.
La razón es que el cerebro demora 5 a 10 minutos en concentrarse en una nueva tarea. Sumado al tiempo que se gasta en reunir materiales, buscar archivos, retomar el trabajo donde había quedado, etc. Se necesitan unos 15 minutos para volver al mismo nivel de productividad.
Como los cambios de contexto son transiciones que no producen valor, lo lógico es no cambiar de contexto hasta que se termina una tarea.
Ejemplo propio escribiendo código en una sesión de 1 hora sin interrupciones (1), percepción subjetiva de duracion del trabajo, con 2 pausas de 20 minutos (2), duración real del trabajo, que con cambios de contexto es casi el doble (3)
Visión de largo plazo. Nuestros planes y objetivos son listas de tareas que se deben acomodar a un Mundo cambiante, lleno de imprevistos y contingencias, tal como el problema de encontrar la ruta más corta en un grafo tridimensional.
La mayoría de las personas tiene una percepción «miope» del tiempo: sólo ven con nitidez lo inmediato o urgente, pero los proyectos de largo plazo son borrosos y lejanos. Son aquéllas que hacen todo a última hora, pierden años vagando sin llegar a ninguna parte, igual que hormigas buscando comida: caminando sin rumbo por el suelo, olfateando sólo lo que tienen al frente y siguiendo la ruta más fácil, no siempre la más corta.
Cuando se tienen metas claras a largo plazo, se tiene una visión panorámica del tiempo y recursos. Las tareas se priorizan y cumplen siguiendo la ruta óptima. y siempre se sabe exactamente qué hacer y cuándo. Tal como en el gráfico arriba, estas personas logran más en menos tiempo porque dedican unos minutos a planear sus semanas o días, organizan su agenda para seguir la secuencia de eventos más eficiente, y ganan 5 a 10 veces el tiempo que invirtieron en planificarse.
